如何购买集团电话与交换机-交换机、集团电话
集团电话
  
如何购买集团电话与集团电话的一些基本知识

如何购买集团电话,首先要知道集团电话是什么?它可以为您做些什么?

什么是集团电话?它能做什么?
把若干部独立的电话机集合起来形成一个“集体”(起到统一管理的作用),共用外线并且具有内部免费通话功能的电话系统,我们称之为集团电话。也可以说是一种具有特殊用途的用户小交换机。适用于写字楼中的大小公司、各类企事业单位、家庭等。
当您在公司里,为了接一个电话,跑来跑去,不是您的,还得喊人;在企业里,生产调度为了通知仓库发货,跑上跑下,没说清楚,又得跑一趟……。集团电话它可以为一个几十人的小作坊或上百人的小企业组成内部通讯网络,帮助企业解决内部信息的传递与交流、生产调度与指令的传达,避免了跑上跑下的麻烦,节省了相互通话的费用(企业内部通话无需支付电话费),不但提高了企业信息传递的速度,重要的在于为企业内部与外部相互信息传递的及时到位提供了方便和服务,是现代企业正常运作中传递信息所必不可少的通讯工具。

如何购买集团电话?
当我的公司有几十人,分好几个部门,在一个平面或多个楼层工作,电信局接进来的电话线只有3、5条,大家工作时打电话要到一个有电话的部门去打,这样既浪费时间,又降低了工作效率,此时您就该考虑装集团电话了。
怎么知道集团电话的容量呢?集团电话一般来说都由外线与分机构成。外线指接入集团电话中的外线数量(电信局接进来的电话线数量)。分机是您为您的员工所安排的的电话数量。只要您知道自己需要装多少部分机电话与电信有多少条电话线接进来就可以啦。
如2外线8分机的集团电话,即可实现接入2条电信电话线,下面可接入8个分机(分配给8个部门或8个员工使用)。如16外线80分机的集团电话,即可实现接入16条电信电话线,下面可接入80个分机(分配给10个部门80个员工使用)。以此类推。
接入常用外线的种类:
1、 普通外线:电话局普通电话线。
2、 ISDN线路:一线通(ISDN)线路。
3、 普通中继线:与普通局用线相同,但可实现自动联选。
4、 VOIP专线:将宽带直接接入到集团电话中,实现各地分支机构点对点及点对面组网专线。亿泰公司的DCS—168V系列集团电话具有此功能。
接入分机的种类:
1、普通分机:可安装普通电话分机。
2、来电显示分机:可安装各种来电显示的电话机。
3、数字功能话机:与集团电话配套使用,主要用于编程及特殊功能的实现。
在购买集团电话前,最好是将您的需求提交给我们,亿泰公司有专门的部门来处理您的需求提交,为您量身推荐适合于您企业状况与未来发展的集团电话产品。

集团电话安装之前的布线
集团电话的线路安装,如果客户在装修前就已考虑,我们建议采用线路预埋或选择综合布线。如果客户是二次装修,那么线路的走线就要重新规划设计。我们接触的大部分客户都会选择走PVC明线槽,这样对装潢的破坏程度可以减少到最小。现在集团电话的水平走线(从集团电话的配线架到电话模块)可以选用四芯圆线,在集团电话安装位置的旁边可以考虑安装总线的配线架,配线架一般选用挂墙的科隆架,管理比较方便。电话模块是指在电话线接到桌面之前固定在墙体上的电话插座,有些客户没有条件安装的,也可以直接拉线到桌面上接电话机。当然,以上的做法是最简易的实现方式,如果您的分机数量比较多,那么最好通知我们的技术人员,亿泰公司各区域代理商与经销商均可提供上门看场地出方案之类的服务。 其实电话的布线要考虑的因素还很多,如:要考虑充分的扩容余地和管理方便;不同功能的电话机要走不同的电话线,专用话机的电话线是四芯的,普通话机是两芯的;要考虑强电的干扰和配线架的损耗;要考虑独立电源插座的配置等等,所有这些都是为集团电话正常稳定使用而准备的。

功能话机的作用与选购
功能话机作与集团电话的配套附属产品,具有极强的可使用性。
绝大多数品牌的集团电话一般至少配备一部同品牌型号的功能话机(或称专用话机)。这是因为集团电话主要系统功能的设置(即集团电话编程)均需在功能话机上完成。除此之外,功能话机还具备了比其他普通模拟话机所无可代替的操作简便化和功能多样化。亿泰公司的功能电话还配备了超大屏幕液晶显示,实现了内外线指示灯显示、群呼、单键转接、音量调节、多方会议、呼叫转移、速拨、保留、占用指定外线等功能。适合于编程设置、总台转接、经理秘书等使用。 注意:大部分品牌的集团电话只能配备同品牌的功能话机,与其他品牌不兼容。

集团电话背景音乐-随心所欲(听你想听的)
是否能外接音源也是恒量集团电话功能的一个标准。每个品牌的集团电话都有自己固定的背景音乐(转接中您听到的一段音乐),当外线入内时,客人听到的转接音乐也成了企业的形象之,一段优美动听的音乐能在顷刻间提升您公司的形象。当然众口难调,如何使音乐更符合您的口味呢?我们可以利用集团电话的外接音源功能。大多数集团电话均配备有外部音源端口(如亿泰公司的DCS—168T数模混合集团电话,也有部分品牌的集团电话需另外配置外部音源板),通过它我们可以将不同的音源接入集团电话,比如CD机、MP3播放器、计算机(播放MP3、CD,声卡输出)等等,这样我们就可以想听什么就听什么,无论古典、时尚的。

IP与集团电话
中国电信、联通、网通等各大运营商均推出了IP电话接入业务,现在大部份公司都有使用IP电话的习惯,那么这些用户购买集团电话后如何使用呢?
1、 已申请主叫绑定IP(A类)的用户,即原来使用电话时,拨长途则在拨号前加拨IP接入码(如17908)后无需卡号和密码即可拨打长途的用户。此时只要将IP与接入集团电话的外线一一绑定,内部分机占用外线后无需先拨IP接入号(如17908),即可实现直拨长途号码。亿泰公司的DCS—168T数模混合商务集团电话已将“IP拨号器”的加发功能集成在机器内,对用户来说安装了集团电话可免去了拨IP接入码的麻烦,同时还可以设定其它需要加发的一些号码。
2、 已申请主叫非绑定IP(B类),将获得卡号及密码,为了拨号方便,可以在外线上加装IP拨号器,将卡号密码输入拨号器,此时集团电话内的分机占用外线后直接拨长途即可,IP拨号器会自动加拨IP接入号+卡号+密码;
3、 注意:IP拨号器有“有源”和“无源”之分,如果集团电话同时安装了语音信箱(电脑话务员),务必使用“有源”IP拨号器,否则将导致语音信箱转接中断的状况。在购买与安装集团电话前,建议将您的现状告诉亿泰公司的销售与技术人员,让他们为您解答有关这方面的一些接入与使用方法。

集团电话在现代办公中可以为您带来什么?
集团电话是现代企事业单位与商务办公中不可凡缺的电话通讯设备,它集电话通讯与管理为一体。它不但可以为您带来快捷方便的通讯服务,还可以为电话管理者集中管理外线来电与内线呼出。
方便的转接功能——为每一名员工安排一部分机,外线打入由前台(或电脑话务员)进行信息过滤处理后转接至员工分机,也可以实现外线直接打入分机以最快的速度与要联系的人联系上,也可实现分机再转接。 在使用一般电话时,会经常出现如电话占线或无人接听等很多种情况。如没有安装集团电话这样您很可能失掉了一次在第一时间与您客户联系的机会。安装集团电话后,会按您的需要把电话转到另一部分机上。如您安装了语音信箱设备,会把此电话转到您自已的信箱中让客户留言。
完善的话费管理系统—— 多种情况下您对直线电话的管理只能凭员工的自觉性。在您安装了集团电话计费系统后,系统会告诉您每一部分机所打的电话费是多少,打出的电话号码是什么,在什么时间打的等等信息。集团电话也会按您的安排为每一分机安排一个密码,如您离开座席不知密码的人无法使用您的分机。在安装了计费功能后您也可对电话费用管理提出您新的看法与管理思路......
这要看你将来所需要什么功能。
分时段管理您员工的电话使用权——上班时,按员工工作性质的不同,分配给他是否有呼叫外线的权力,但下班后,员工可不能利用给他的权力打私人电话啊,此时就可采用分时段管理,让下班后的员工一种就不能打电话,一种可让其用个人帐号与密码实现拨号,还可以另时让总台代为拨打长途电话等针对不同时间、不同用途实行不同的管理模式。但不是所有的集团电话都有这种功能,其中亿泰公司生产的DCS—168系列的集团电话可帮您上述管理模式。
还有的功能——当您离开座位回来时,可查询在这期间有谁给您来过电话;按照您的需要改变你原来的分机号码;把您与您的部门从集团电话中分组出来管理,在组内的人可使用组内的外线,外线可直接打入该组分机,其它部门与组外人员不能打入;在平时办公时,有些员工会用公司电话打长途,话费比较高,可用长途限制功能限制分机的长途呼出;如你不设前台小姐接听电话可由电脑话务员为你转接;通过功能话机或计算机界面,还可以看到您员工电话的使用情况......

中继联选与申请
用户在购买集团电话之前,首先要考虑电话交换机的容量和未来可以扩充的余地。当外线的数量定下来以后,要考虑一下外线是否要申请中继线联号。所谓中继线是指进入交换机的外线,所谓中继线联号是指将若干中继线捆绑成一个号码,这个号码称之为“引示号”,对外只要公布这个“引示号”,就可以达到同时有多个人拨打该号码时,也能实现同时接听(多少人同时接听,取决于有多少条外线)。以某公司为例:某公司现有12条中继线进入集团电话,其号码情况如下,
双向号码(即可打进,亦可打出):66699955、66291234、66292345
单进号码(只可打进、不可打出):66290555、66293456、662961212
单出号码(只可打出、不可打进):66294567、66295678、66296789
在申请了中继线联号以后,该公司只要对外公布一个号码“66291234”,(该号码已向电信局申请了呼叫转移功能,并支持连续转移)即可。如果不做中继线联号,那么不仅该公司工作人员的名片上要印上很多电话号码,当有人打电话给该公司的时候,如果听到忙音,再要打下一个电话号码,很不方便。
申请中继联选可以到电话局申请,但在申请之前,建议用户首先咨询亿泰公司的销售或技术人员。也可以向亿泰公司在各地的办事处咨询,或由他们代为办理申请。

当两条外线都占用的情况下,外线还能打进与打出吗?
不能。为什么?2条外线就是2条电信线路接入集团电话,所以当2条外线都占线(二个号码都用了),则第三个人想打电话进来,听到的肯定是忙音(打不进来);同样此时内部分机想打外线也只能是听忙音,外线一旦有空,其它分机即可拨打外线。外线的占用,不影响内部分机间自由通话。

集团电话保养小常识
集团电话作为专用通讯设备,在使用中是否能为您带来极大的便利与效益,还取决于您的使用与维护,在长期使用中请注意以下几点:
1、 和其它电器一样,使用过程中,不要在设备上覆盖任何东西,这样会导致机器散热不良,使得机器提前老化,减短机器使用寿命。有条件的可以外加一些散热设备,比如放置机器的地方或机房里配置空调及排气设备。
2、 机器周围不得有食物和堆积物,这样容易长虫子,比如类似蟑螂、老鼠之类,对集团电话的危害很大,蟑郎会钻入设备内部,导致电路不能正常工作,老鼠和壁虎会咬断电线使分机和外线通讯中断。
3、 由于集团电话是24小时连续不间断的工作,因此有可能的话,在放长假期间,把电源拔下,等假期结束再通电,这样对延长机器寿命有好处。
4、 集团电话应远离产生噪音和电磁干扰的装置,不要将导电物体通过风孔或散热网进入集团电话,如电线、大头针等。
5、 机器的安放环境需保持通风、干燥、无灰尘、避免阳光直射。并保持机器外部的清洁。在做清洁时不要用液体及喷雾清洁剂,外壳可用软布擦拭,千万不能让液体及喷雾清洁剂进入机体。
6、 必须使用机器额定电压电源,并保证有独立的电源供电,不要在插集团电话电源的插座上插很多其他设备。也不要随意的插拔电源与直接切断电源。当电源发生故障时,请第一时间将集团电话电源与电路断开,以免造成更大隐患。
7、 严格按照说明书要求进行使用,以保证集团电话有更长的使用寿命。
8、 建议有专人负责对机器的管理,使用前做个培训。

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摘自相关技术杂志由亿泰网站整理
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